ISO 45001 – İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi en başından itibaren doğru şekilde düzenlenmezse uygulaması sorunlu bir projeye haline dönüşebilir. Bu nedenle öncelikle kuruluşun, bu süreci belgelemek isteyip istemediğine karar verip, sürecin planlandığı gibi yapılması ihtimali varsa, belgelendirilmelidir. Aksi durumda belgelendirmenin yapılmaması en doğru karar olacaktır. Çoğu durumda, yönetim sisteminizin güvenilir bir şekilde uygulanmasını sağlamanın en iyi yolu budur.
Genel olarak standardın uygulanmasındaki sorunlardan biri ve neredeyse en önemlisi zorunlu ve zorunlu olmayan dokümanların/kayların karıştırılması ve zorunlu olmayan ama yaygın olarak kullanılan doküman ve/veya kayıtların sanki zorunlu dokümanmış gibi algılanması ve kuruluşların odaklarını oraya koymasıdır.
ISO 45001‘in uygulanması için gerekli belgeler, standardın açıkça gerektirdiği tüm zorunlu doküman/kayıtlar ile kuruluşun ISO 45001’e dayalı, ISG & YS’nin etkin bir şekilde sürdürülmesi için gerekli olduğuna karar verdiği ek belgeleri kapsamaktadır.
Kuruluşlar, standart gereksinimleri karşılamaya çalışırken, “güvenli tarafta” olmak için çok fazla belge oluşturma eğilimindedir. Genelde, güvenli tarafta kalma olma kaygısıyla, ISO 45001 standardının bir gerekliliğini olup olmadığına bakmadan veya bilmeden, organizasyon yapısında olan her bir şeyi dokümante etmeye çalışıyor. Bu dokümanlar, bazen yararlı olsa bile uygulama süreçleri ve sistemin etkin kullanıma açısında çoğu zaman kuruluşu büyük sorunlarla karşı karşıya bırakıyor. Bu durumda mevcut dokümanlar ya etkin kullanılamıyor ya da çalışanlar, evraklar arasında boğulup/kaybolup gidiyor. Bu yaklaşım da çoğu zaman kuruluşların kendi işlerine odaklanmayı süreçlerini kaçırmalarına sebep olmakta ve uygulanan yönetim sistemini etkinliğini azaltmaktadır.
ISO 45001 İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ YÖNETİM SİSTEMİNDE GEREKLİ DOKÜMANLAR
Aşağıda verilen dokümanlar ve kayıtlar, ISO 45001 İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi için saklanması gereken belgeler ve kayıtlardır. Ancak yönetim sisteminizin yürütümü, çalışması, işletilmesi ve üzerinde iyileştirilmesini sağlamak için kurumların kendi organizasyonel fonksiyonlarına bağlı olarak gerekli olduğunu düşünülen diğer kayıtları da tutulmalıdır.
Zorunlu dokümanlar ve ISO 45001:2018 ilgili Maddesi
- ISG Yönetim Sisteminin Kapsamını – 4.3
- ISG Politikası – 5.2
- ISG Yönetim Sistemi İçindeki Yetki ve Sorumluluklar – 5.3
- Risk ve Fırsatların Ele Alınması İçin ISG Prosesleri – 6.1.1
- Risk ve Fırsatların Değerlendirilmesi İçin Metodoloji ve Kriterler – 6.1.2.2
- ISG Hedefleri ve Hedeflere Ulaşma Planları – 6.2
- Acil Durumlara Hazırlıklı Olma ve Müdahale Planı/Prosedürü – 8.2
Zorunlu Kayıtlar ve ISO 45001:2018 ilgili Maddesi
- İSG Riskleri ve Fırsatları ve Bunlara Yönelik Alınan Aksiyonlar – 6.1.1
- Yasal ve Diğer Gereklilikler – 6.1.3
- Yetkinlik Kanıtı – 7.2
- İletişim Kanıt – 7.4.1
- Dış Kaynaklı Dokümanların Listesi – 7.5.3
- Potansiyel Acil Durumlara Müdahale Planları – 8.2
- İzleme, Ölçümler, Analiz ve Performans Değerlendirme Sonuçları – 9.1.1
- Sisteme Kayıtlı Ekipmanların Bakımları, Kalibrasyonları veya Doğrulaması – 9.1.1
- Uygunluk Değerlendirme Sonuçları – 9.1.2.
- İç Denetim Programı – 9.2.2.
- İç Denetim Sonuçları – 9.2.2.
- Yönetimin Gözden Geçirme Sonuçları – 9.3
- Olayların/Kazaların veya Uygunsuzlukların Niteliği ve Daha Sonra Alınan Aksiyonlar – 10.2
- Etkinlikleri Dahil Olmak Üzere, Alınan Her Türlü Aksiyon veya Düzeltici Faaliyetin Sonuçları – 10.2
- Sürekli İyileştirme Sonuçlarının Kanıtı – 10.3
Zorunlu olmayan ama sıklıkla kullanılan dokümanlar nelerdir?
ISO 45001, sürecini “kurmak, uygulamak ve sürdürmek” için belirli gereksinimler içermektedir. Bu gereksinimlerin mutlaka dokümante edilmiş belgelere dönüştürülmesi gerekmez; ancak, bu kategoriye giren bazı süreçlerin karmaşıklığı göz önüne alındığında, kuruluşun zorunlu belgelere ek olarak neyin belgelenmesi gerektiğine karar verirken bu süreçleri dikkate alması yararlı olabilir. Standardın gerektirmediği ancak ISG yönetim sistemi için yararlı olabilecek belgelere örnekler aşağıda sunulmuştur:
Zorunlu Olmayan Kayıtlar ISO 45001:2018 İlgili Maddesi
- Kuruluşun ve İlgili Tarafların Bağlamını Belirleme Prosedürü – 4.1
- İSG El Kitabı – 4
- Çalışanların görüşlerinin alınması, Danışma ve Katılım Prosedürü – 5.4
- Tehlike Tanımlama ve Değerlendirme Prosedürü – 6.1.2.1
- İletişim Prosedürü – 7.4.1
- Dokümanların ve Kayıtların Kontrolü prosedürü – 7.5
- Operasyonel Planlama ve Kontrol Prosedürü – 8.1
- Değişim Yönetimi Prosedürü – 8.1.3
- İç Tetkik Prosedürü – 9.2
- Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü – 9.3
- Kaza/Hadise (Olay) İnceleme Prosedürü – 10.2
- Uygunsuzlukların ve Düzeltici Faaliyetlerin Yönetim Prosedürü – 10.2
Standardın zorunlu belgeleri olarak neye ihtiyaç duyulduğunu bilmek, kuruluşun sertifika denetimi için iyi hazırlanmasında ana unsurdur ancak, zorunlu olmayan belgelerle genişletilen sistem her daim ISG yönetim sisteminin uygulamasına ciddi şekilde yardımcı olur.
Diğer yandan, zorunlu olmayan belgelerin eklenmesine ilişkin kuruluşun kararları, çalışanların yeterliliği ile kuruluşun uygunsuzluklardan kaçınmasına yardımcı olabilecek idari kontroller arasında bir denge oluşturmalıdır. Hem zorunlu hem de zorunlu olmayan belge ve dokümanların en iyi şekilde uygulanması ISG yönetim sisteminin verimliliğini artırırken, hem kuruluşun kendisi hem de müşterileri için çok ciddi faydalar sağlamaktadır.
10 Yılı Aşkın Süredir, İşyerlerinizin Daha Sağlıklı ve Güvenli Olması için Çalışıyoruz. OSGB Hizmet teklifi almak için Efor OSGB’ye ulaşın!
İSG Kanununun çıktığı 2013 yılından bugüne Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’na bağlı İş Sağlığı ve Güvenliği Genel Müdürlüğü (İSGGM) tarafından yetkili OSGB olarak hizmet vermekteyiz.
