İletişim bilgi iletme, açıklama veya karşılıklı bilgi ve duygu alış verişi sürecidir. Etkili iletişim doğru zamanda, doğru kişiye ve doğru mesajın iletilmesi maksadı için kullanılan elzem bir iş aracıdır. İletişim kendi içinde bir gaye değildir, gayeye ulaşma aracıdır, yani anlaşılması gereken ve ona göre hareket edilmesi gerekebilecek bir amacı vardır.
Şunları gerektirir:
- Kişisel yetkinlik, örneğin rapor yazmak, öğretmenlik, toplantıya başkanlık yapmak, vs.
- Konu hakkında bilgi, kavrayış ve muhtemelen deneyim, örneğin İş Sağlığı ve Güvenliği tehlikeleri, yönetim sistemleri, basınçlı tanklar, vs.
- Amaç, yani rapor, ikna, karar verme, harekete geçme, bilgilendirme, farkındalık yaratmak, eğitim, satış, motivasyon, araştırmak, uyarmak, açıklamak, vs. iletişim bir döngü olarak tarif edilebilir.
İletişimde Engeller
Sözlü talimatların net bir şekilde anlaşılmamasının pek çok sebebi vardır, örneğin:
Alan kişide:
- Duyu bozukluğu
- Öğrenme zorluğu
- Alıcının deneyimsizliği
- Motivasyon eksikliği
Sunucu / konuşan kişi ve mesaj:
- Çok fazla teknik terim, dil veya ağız
- Mesajın belirsizliği
- Talimatın çok karmaşık veya uzun oluşu
- Geribildirim yokluğu
Yer:
- Yüksek seviyede gürültü;
- Kişisel korunma ekipmanlarının engellemesi ; veya
- Dikkat dağıtıcı şeyler.
İletişim Yöntemleri
İletişim kurmak için çeşitli yöntemler kullanmak önemlidir çünkü bireyler pek çok
uyarıcıya tepki verir ve çeşitlilik bir yönteme aşırı aşina olunmasını engelleyerek
mesajların pekiştirilmesine yardımcı olur. Çeşitlilik okuma yazma bilmeme,farklı diller
ve kayıtsızlık gibi bariyerlerin üstesinden gelinmesine de yardımcı olur.
Bilginin karmaşıklığı veya teknik içerik seviyesi de kullanılacak en uygun iletişim
yöntemini tespit edebilir. Örneğin, posterlerin karmaşık bir mesajı iletebilme ihtimali. düşük iken brifing oturumları veya eğitim oturumları gerekli açıklama, tartışma ve
anlaşılan şeylerin kontrol edilmesine imkan verecektir. Buna karşılık, posterler kke
giyme ihtiyacı gibi belirli anahtar mesajları kolayca ve görsel olarak iletebilecektir.
İşgücüne İş Sağlığı ve Güvenliği bilgilerinin iletilmesi için geniş bir yelpazedeki yöntemler kullanılır, şunlar dahildir:
- Ekip brifingleri
- Emniyet komitesi toplantıları
- Güvenlik temsilcileri
- Memorandumlar
- İşbaşı öncesi toplantıları
- Bültenler
- Standartları uygulama esasları
- Çalışma talimatları
- Posterler ve ilanlar
- Elektronik ilan panoları
- Güvenlik politikası
- İntibak eğitimi ve diğer eğitimler
Yazılı İletişim
Yazılı iletişimin avantajları şunları içerir:
- Dağıtım kanıtı olarak yazılı kayıt sağlayabilir.
- Çeşitli mekanlardaki insanlara bilgilerin dağıtılabilmesini sağlar örneğin çalışan el kitabı, intranet.
- Diğer iletişim şekillerini takviye edebilir örneğin eğitim oturumları, brifingler.
- Yasalara uyumu göstermek için kullanılabilir.
- Yazılı iletişimin dezavantajları şunları içerir.
- Materyallerin üretimi zaman ve paraya mal olabilir.
- Sıklıkla geri bildirim istenmez.
- Tartışma veya soru sormak için sınırlı bir kapsamı vardır.
- Kolayca güncelliğini yitirebilir.
Memorandumlar
Bunlar sözlü tartışmaların yerine veya onların teyidi olarak kullanılabilir. Neyin tartışıldığının veya hangi eylemin kabul edildiğinin teyidi olarak kullanımları hem sözlü hem de yazılı iletişimlerin pek çok dezavantajını ortadan kaldırabilir, yani anlık geri bildirim ve görüş teatisi mümkündür. Fakat gelecekte başvurmak için ve hatırlatıcı olarak kayıt mevcuttur. Biraz resmi olunması faydalıdır, başka bir deyişle şunlar belirtilmelidir:
- Muhatap
- Tarih
- Konu başlığı
- Gönderenin imzası
Alıcıdan istenilen eylemlerin kesinlikle net bir şekilde belirtilmesi elzemdir ve terminler ile diğer performans standartları belirtilmelidir.
Çalışan El Kitapları
Çalışan el kitapları İş Sağlığı ve Güvenliği hakkındaki bilgilerin önemli bir kaynağıdır, örneğin politika beyanı, işveren ve çalışan sorumlulukları, tehlike bilgileri, tesis kuralları ve kaza veya sağlık sorunu meydana gelmesi halinde neler yapılması gerektiği gibi bilgiler vardır. Elkitabı kısa olmalıdır, çalışanların okumaya özendirilmesi için uzun metinlerden kaçınılmalı ve görsel olmalıdır. En başarılı el kitapları doğrudan politikalar ve prosedürlerden alınanlardan ziyade çalışanlar için özellikle yazılmış olanlardır. El kitabı çalışanlara bilgi vermenin yegane aracı olmamalıdır; bunun yerine intibak eğitimi ve diğer eğitim oturumlarını pekiştirmek için kullanılmalıdır.
Resmi Raporlar
Resmi raporlar İş Sağlığı ve Güvenliği yönetimi için sıklıkla gerekmektedir, örneğin denetimler ve teftişler. Bu gibi raporların amacı olguları anlatmak ve öncelik verilmiş eylem başlatmaktır.
İlan Panoları
İlan panolarının kullanımı İş Sağlığı ve Güvenliği bilgilerinin iletmenin yaygın bir yöntemidir. Aşağıdaki yollarla ilan panolarının etkinliğini azamiye çıkarmak önemlidir:
- İşyerinde ortak ve kolayca görünen bir alanda bulunmalarını sağlayarak, örneğin personel odası veya kantin
- Panoları İş Sağlığı ve Güvenliği konularına tahsis ederek
- Gösterilen bilgilerin konuyla ilgili olmasını sağlayarak ve güncel tutarak
- Bilgileri düzenli ve muntazam bir şekilde göstererek
- İlan panosunu renk ve grafik kullanarak dikkat çekici bir hale getirmek.
İş Sağlığı ve Güvenliği ilan panolarında bir dizi bilgi gösterilebilir, şunlar dahildir:
- İş Sağlığı ve Güvenliği politikası niyet beyanı
- İlgili kişilerin isimleri ve irtibat bilgileri, örneğin ilk Yardım Görevlileri
- İş Sağlığı ve Güvenliği hedefleri, örneğin kazaların ve hastalıkların azaltılması için, ve mevcut performans hedefleri seviyesi
- Mevcut eğitim kursları hakkındaki bilgiler dahil olmak üzere gelecekteki sağlık ve güvenlik etkinlikleri
- Yangın çıkması halinde ilk yardım düzenlemeleri ve tahliye prosedürleri
- Mevcut İş Sağlığı ve Güvenliği kampanyalarına özel posterler
- Sağlık ve emniyet komitesi toplantısının tutanaklar
Sözlü İletişim
Sözlü iletişimin avantajları:
- Dinleyicilerle yakından direkt iletişime imkan verir.
- Etkileşime, soru sorulmasına ve tartışmalara imkan verir.
- Anlık geri bildirim sağlar.
Sözlü iletişimin dezavantajları;
- Fikir uyuşmazlıkları zor bir oturuma yol açabilir;
- Çok fazla insanın hazır bulunması oturumun kontrol altında tutulmasını zorlaştırabilir
- Her zaman tartışmaların yazılı kaydı tutulmaz, bu durum daha sonra anlaşmazlık çıkmasına neden olabilir.
Propaganda
Propagandanın amacı farkındalık yaratmak ve güvenli çalışmayı teşvik etmek, tutum değişikliği yoluyla davranışları değiştirmektir. Hangi güvenlik propagandasının en etkili olacağına karar verebilmek için, insanların aşağıdakileri hatırlama eğiliminde olduğunun not edilmesi faydalıdır:
- Okuduklarının %10’u
- Duyduklarının %20’si
- Gördüklerinin %30’u
- Görüp duyduklarının %50’si
- Bir konuşmada söylediklerinin %70’i
- Bir şey yaparken söylediklerinin %90’ı
İşbaşı Emniyet Konuşmaları
İşbaşı emniyet konuşmaları denetçiler veya yöneticilerin çalışanlara yaptığı kısa konuşmalardır. Amaçları farkındalık yaratmak, meseleleri tartışmak ve İş Sağlığı ve Güvenliğinde olmayı teşvik etmektir.
Kısa konuşmalar şunları içerebilir:
- Çalışma ortamında bir grup işçi için eğitim oturumları
- Yöneticilerin yerel çalışanlara verdiği ekip brifingleri
Posterler
Posterler işgücüne mesaj iletmek için kullanılır. Posterler ve tanıtım kampanyaları uzun yıllar önce neredeyse İş Sağlığı ve Güvenliği konusundaki ilginin yegane kanıtı olarak yaygın şekilde kullanılmıştır. Beklendiği gibi, münferit çabaların kalıcı etkisi olduğuna dair pek kanıt yoktur. Başarısızlığın sebeplerinden birisi propagandanın tek başına kullanılmış olmasıdır. Uygun eğitim ve prosedürlerin yerini almıştır. Posterler uygun eğitim ve prosedürler olmadan yeni bilgi iletmemelidir, ama mevcut bilgileri pekiştirebilirler.
Posterlerin Avantajları:
- Göreli olarak düşük maliyet
- Esneklik pek çok mahalde sergilenebilirler.
- Kısadır, mesajların kolayca anlaşılmasına imkan verir.
- Sözlü veya yazılı talimatlar veya bilgilerin pekiştirilmesi için kullanılır.
- Önemli İş Sağlığı ve Güvenliği hususlarının daimi hatırlatıcılarıdır.
- Faydalıdırlar çünkü çalışanların seçimlerine daha fazla dahil olmasını sağlarlar, çalışanlara daha fazla sahiplik hissi verirler.
Posterlerin Dezavantajları:
- Dikkat çekmesi için posterler düzenli bir şekilde değiştirilmelidir.
- Kirlenebilir, tahrif edilebilir veya güncelliğini kaybedebilir.
- Meselenin önemini azalttığı düşünülebilir.
- Uygun olmayan klişeler kullanılırsa insanları uzaklaştırabilir (örn. ‘aptal işçi’).
- Mesajın anlaşılıp anlaşılmadığını değerlendirmek için geri bildirim mekanizması yoktur.
- Etkisiz işverenler tarafından İş Sağlığı ve Güvenliği bilgilerinin verilmesindeki sorumluluklarının yerine getirilmesi ve hatta meydana gelebilecek kazaların sorumluluğunu iş gücüne yüklemek için ‘kolay’ bir yol olarak görülebilir.
Film ve Videolar
Film ve videolar çalışanların İş Sağlığı ve Güvenliği alanında eğitilmesi için yararlı
araçlardır. Görsel etki sağlarlar, bu durum yeni çalışanların konuya aşina olmadığı
durumlarda özellikle değerlidir. Kuruluşla ilgili videoların kullanılması önemlidir, örneğin elde yük taşıma konusundaki bir mühendislik atölye videosu hastane çalışanları için pek yararlı olmayacaktır.
Film ve videoların avantajları:
- Diğer iletişim şekillerinden daha fazla merak uyandırır.
- Şirketin kendi işyerinden görüntüler kaydedilebilir, ilgi ve sahipliği arttırır.
- Aynı mesaj pek çok mekanda çok sayıda insana tekrarlanabilir.
- Öğrenme noktalarının görsel örneklerini sağlarlar, örneğin bir yangının ve hasar görmüş binaların video görüntüleri.
Film ve videoların dezavantajları:
- Çekilmeleri veya satın alınmaları pahalıdır.
- Telif hakkına tabi olabilir; bir dizi mekan için çok sayıda kopyanın satın alınması gerekebilir.
- Kilit noktaların yazılı kayıtlarını sağlayamaz.
- İzlenmeleri için teknoloji gerekir.
Eğitim Oturumları
Eğitim oturumları daha resmidir ve planlanması, hazırlık ve alıştırma yapılması gerekir.
İSG Hizmetlerinde Doğru Tercih; Efor OSGB
