Acil Durum Planı Oluşturmak İçin Önemli İpuçları
Bir acil durum planı oluşturmak, çalışanlarınızı korumanıza ve işletmenizin kapalı kalması için gereken süreyi kısaltmanıza olanak tanır. Ayrıca, tüm bilgilerin güncel olduğundan emin olmak ve çok çeşitli potansiyel acil durumlar için etkili olacağından emin olmak için kurtarma planınızı düzenli olarak gözden geçirmelisiniz.
Acil durum planı oluşturmak için dikkat etmeniz gereken 5 unsur ;
1. Çalışanlarla Etkili İletişim Kurun
Acil bir durumda, çalışanlarınızla iyi iletişim kurmak çok önemlidir. Eğer normal iletişim hatları kapalıysa, halihazırda mevcut olan iletişim numaralarını veya e-posta adreslerini ve bir iletişim planını kullanmanız gerekir.
Bu, iletişimde kalmanızı ve kafa karıştırıcı veya çakışan mesajlaşmayı önlemenizi sağlar.
2. Acil Durumlar İçin Bir Temsilci Seçin
Herkes, acil durum gerçekleşmeden önce atanan rollerin ne olduğunu bilmelidir. Bu rolleri atamak, acil durumun kendisinin ötesine geçmeli ve takip eden saat, gün ve hatta haftaları kapsamalıdır. Planlama, kimin hangi görevden kimin sorumlu olacağını belirlemelidir.
2. Müşterilerle İletişime Geçin
Çalışanlarınızla iletişim kurduktan ve kurtarma planınızı uyguladıktan sonra, bir sonraki adım paydaşlarınıza ulaşmak olacaktır.
Müşterilerinizi işinizin durumu hakkında bilgilendiren gönderebileceğiniz bir telefon mesajı, e-posta mesajı veya mesajlaşma şablonu hazır bulundurun. Mevcut durumdan sizden neler bekleyebileceklerini net bir şekilde anladığınızdan emin olun ve onlara kimlerin ulaşabileceğini bilmeleri için bir iletişim noktası sağlayın.
3. Buluta Erişin
Dosyalar ve bilgiler, işletmenizin altyapısının kritik bir parçasıdır. Bu, planlardan ve kılavuzlardan sözleşmelere, faturalara, vergi dosyalarına ve tabi ki sigorta poliçelerine kadar her şeyi içerebilir.
Ofisiniz erişilemez veya hasar görmüşse, evraklarının dijital kopyalarına bir bulut sistemiyle tekrar erişebilir ve sizler için önemli olan bu evrakları kurtarabilirsiniz.
4. Acil Durum Planınızı Test Edin
Bir plan oluşturduktan sonra test edin. Planınızın doğru bir şekilde uygulandığından emin olmak için güvenlik eğitimi süresinden yararlanın. Güvenlik planlamasında davranışa dayalı bir yaklaşım kullanmak, giriş seviyesindeki çalışanlarınızdan müdürlerinize kadar herkesin plana yatırım yapmasını ve felakete uğradığında rollerinin ne olacağını bilmesini sağlamanız yardımcı olacaktır.
Efor OSGB “HEDEF SIFIR İŞ KAZASI VE MESLEK HASTALIĞI” vizyonu ile çalışarak işyerinizi ve çalışanlarınızı iş kazalarından korumak için gerekli eğitim, tedbir ve denetimleri yapmaktadır.
